Stellenprofil Logistiker/-in

Niger, 17.04.2009
Zwei MSF-Logistiker bereiten die Gefrierkisten für die Impfkampagne vor.
© Olivier Asselin
Dosso, Niger, 20.04.2009
Ein MSF-Logistiker und eine Mitarbeiterin des Impfteams überprüfen das Material für die Impfkampagne.
© Olivier Asselin
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Verantwortungsbereich

  • Unterstützt die Projektarbeit unter Anwendung der von dem/der Transport & Logistik-Koordinator/in festgelegten Mittel, Verfahren und Arbeitsinstrumente, um die einwandfreie Umsetzung operativer Ziele zu erleichtern.
  • Überwacht die Implementierung und Einhaltung der logistischen Verfahren, Grundsätze und Verwaltungsinstrumente von MSF; bringt bei Bedarf Verbesserungsvorschläge ein.
  • Ist verantwortlich für die logistische und medizinische Versorgung des Projekts.
  • Verwaltet und überwacht die Logistik der materiellen Projektressourcen unter Aufsicht des/der Linienmanager/in und des/der technischen Berater/in.
  • Implementiert die unterstützenden Tätigkeiten (Kommunikation, Elektrik, Transport) sowie die sonstigen logistischen Tätigkeiten, die für die Umsetzung von medizinischen Zielen (Aufbau/Sanierung, Wasserversorgung und Sanitäranlagen usw.) erforderlich sind.
  • Koordiniert die Arbeit sämtlicher Logistikteams, organisiert deren Weiterbildung und Evaluierung.

Verantwortungsbereiche der Funktion

Logistik und Sicherheit

  • Beteiligt sich an der Implementierung technischer Lösungen, logistischer Grundsätze und Verfahren, die vom/von der Linienmanager/in festgelegt werden, und überwacht deren einwandfreie Anwendung sowie die sachgemässe Nutzung von Arbeitsinstrumenten und Unterlagen für logistisches Monitoring.
  • Implementiert technische Vorkehrungen, die für das Projekt im Rahmen der Massnahmen zur Risikominderung vorgesehen sind; gewährleistet die technische Durchführbarkeit des Rettungsplans.
  • Beteiligt sich an der Ausarbeitung bzw. Aktualisierung der Sicherheitspolitik für das Projekt.
  • Beteiligt sich, in Zusammenarbeit mit dem/der Linienmanager/in und dem/der technischen Berater/in, an der Evaluierung des benötigten Materials und des Personals, das für die Umsetzung der logistischen Projektarbeit erforderlich ist.
  • Unterstützt den/die Linienmanager/in und den/die technische/n Berater/in bei der Reaktion auf Notsituationen durch:

-    die regelmässige Aktualisierung von Lagerbeständen für die Notfallhilfe
-    die Teilnahme an der Aktualisierung der Notfallschutzpläne (EPREP – Emergency Preparedness Plan)
-    die Ablösung des Logistikpersonals, ohne die regulären Tätigkeiten zu beeinträchtigen

  • Beteiligt sich an der Ausarbeitung, der Aktualisierung und der Überwachung des Logistikbudgets in Zusammenarbeit mit dem/der Einsatzleiter/in.
  • Überwacht die sachgemässe Nutzung, die Überwachung und die regelmässige Wartung (unter Einhaltung von MSF-Standards) sowie den Schutz aller Projektinfrastrukturen, -installationen und -ausstattung, insbesondere durch die Implementierung und die Überwachung von Sicherheitsmassnahmen/-regeln (Diebstahl, Brandfall usw.).
  • Stellt die Pflege und die Wartung von Gesundheitsinfrastrukturen, Logistik- und Verwaltungsgebäuden und Wohnbereichen des Projekts und der MSF-Teams sicher.
  • Gewährleistet gute Lebensbedingungen für die Teams und überwacht die Einhaltung von Hygienemassnahmen, die von dem/der Linienmanager/in in enger Zusammenarbeit mit dem/der medizinischen Berater/in festgelegt werden.
  • Ist in Abwesenheit des Koordinators/der Koordinatorin vor Ort und auf Anfrage des Einsatzleiters/der Einsatzleiter/in verantwortlich für die Sicherheitsüberwachung.

Supply

  • Organisiert das Beschaffungssystem entsprechend den lokalen oder regionalen Vorgaben oder in direkter Abstimmung mit dem/der Linienmanager/in, entsprechend den Einführungsmöglichkeiten für Material bzw. Medikamente.
  • Tätigt die lokalen Einkäufe unter Beachtung der MSF-Beschaffungsregeln. Er/sie gewährleistet die Qualität von Produkten und Dienstleistungen, die Fristen und die Wettbewerbsfähigkeit von Preisen (mehrere Kostenvoranschläge) entsprechend den berufsrechtlichen Vorschriften.
  • Bereitet je nach logistischem, medizinischem und verwaltungstechnischem Bedarf und entsprechend den Verfahren (Einsatz von Logistik, Unterzeichnung von Bestellungen usw.) die Bestellscheine für die Einkäufe vor.
  • Gewährleistet die verwaltungstechnische Überwachung von internen und externen Bestellungen; überwacht die sachgemässe Ablage und Archivierung aller Bestellunterlagen (Frachtbriefe, Packlisten usw.).
  • Überwacht die Abnahmebedingungen von Fracht oder Material, die per Lkw befördert wurden, sowie die Vorbereitung (einschliesslich Verpackung und Unterlagen) des zu verschickenden Materials.

Lagerhaltung

  • Überwacht die Lagerung, die Lagerbedingungen und die Lagerverwaltung (Logistikmaterial, Papier- und Hygieneartikel) und unterstützt die medizinischen Teams in technischen Fragen zur/zu den Apotheke(n).
  • Erfüllt die Lagervorschriften entsprechend den gelagerten Produkten (Nahrungsmittel, Gefahrstoffe ...).
  • Kontrolliert die täglichen Bewegungen (Verbrauch) und die Aktualisierung von Bestandskarten.
  • Führt je nach der mit dem/der Linienmanager/in festgelegten Häufigkeit eine körperliche Bestandsaufnahme aller Bestände und Güter von MSF durch.
  • Evaluiert in regelmässigen Abständen die Lagerflächen, die für den Projektbedarf (Volumen, Sicherheit usw.) genutzt werden; schlägt dem/der Linienmanager/in mögliche Anpassungen (neue Gebäude usw.) vor.

Wasserversorgung und Sanitäranlagen sowie Neubau/Sanierung

  • Erstellt eine Bestandsaufnahme zur sanitären Situation des Projekts und der Umgebung der Begünstigten.
  • Implementiert die für das Projekt geplanten Massnahmen zur Wasserversorgung und den Sanitäranlagen; bringt bei Bedarf Verbesserungsvorschläge ein.
  • Definiert, implementiert und überwacht in Zusammenarbeit mit dem/der Linienmanager/in alle Neubau- und Sanierungsmassnahmen des Projekts.
  • Überwacht und betreut die Teams, die im Rahmen des Projekts für Neubau/Sanierung zuständig sind.

Fahrzeuge/Fuhrpark

  • Stellt die Instandhaltung eines Fahrzeugparks sicher, der hinsichtlich Umfang und Qualität den Anforderungen des Projekts entspricht; schlägt dem/der Linienmanager/in erforderliche Änderungen vor.
  • Überwacht die sachgemässe Verwaltung und regelmässige Wartung des Fahrzeugparks sowie das einwandfreie Führen des Fahrtenbuchs.
  • Überwacht die Organisation der Transporte (tägliches Bewegen von Fahrzeugen) in Zusammenarbeit mit dem/der Linienmanager/in und unter Berücksichtigung von Projektbedarf und Sicherheitsaspekten.
  • Überwacht den Kraftstoffverbrauch von Fahrzeugen und mechanischen Geräten (Generatoren) und die Nutzung von Ersatzteilen.
  • Überzeugt sich von der sicheren Beförderung von Personen und Material.
  • Überwacht und betreut die Fahrer- und Mechanikerteams und das beteiligte Personal.

Telekommunikation

  • Gewährleistet den bedarfsgerechten Bestand an Telekommunikationsmittel; schlägt falls erforderlich Neuinstallationen vor.
  • Gewährleistet 7 Tage in der Woche den 24-Stunden-Zugang zu einem Notkommunikationssystem.
  • Überwacht das einwandfreie Funktionieren, die Nutzung, die Wartung und die Kontrolle der Telekommunikationsgeräte (Funk, HF, VHF, RBGAN, Computer usw.).
  • Kontrolliert die regelmässige Aktualisierung der Verzeichnisse für Funk- und Telefonkontakte.
  • Überwacht die Einweisung des Projektpersonals in die Funktionsweise und die Nutzungsbedingungen von Telekommunikationsmitteln.
  • Betreut die Funker/Funkerinnen.

Personal

  • Unterbreitet dem/der technischen Berater/in oder dem/der T&L-Koordinator/in ein Organigramm für die Logistikteams des Projekts. Definiert in Zusammenarbeit mit dem/der Einsatzleiter/in die Verantwortungsebenen und die Stellenausschreibungen für alle Mitarbeiter/innen des Logistikteams.
  • Er/sie überzeugt sich u. a. davon, ob das nationale Logistikteam über genügend Mitarbeiter/innen verfügt, um die tägliche (elementare) logistische Unterstützung für das Projekt während seiner/ihrer Abwesenheit gewährleisten zu können.
  • Weist alle internationalen Mitarbeiter/innen und nationalen Projektleiter/innen in die Logistik, Sicherheitstechnik und Kommunikation des Projektes ein.
  • Rekrutiert die Mitglieder seines/ihres Teams (Fahrzeuge, Lagerhaltung, Einkäufe, Sicherheit usw.) unter Beachtung der Handlungsregeln und der durch den/die Einsatzleiter/in implementierten Verfahren.
  • Gewährleistet die Überprüfung, die Betreuung und die Evaluierung der Mitglieder des Logistikteams.
  • Schlägt Führungskräfte aus dem Logistikteam für internationale Fortbildungen vor.
  • Macht Vorschläge und organisiert gemeinsam mit dem/der Linienmanager/in Weiterbildungskurse für seine/ihre Teams.
  • Überwacht die Verwaltung des Logistikpersonals in Übereinstimmung mit den Regeln und Verfahren von MSF und den Gesetzen des Gastlandes.

Verwaltung

  • Handelt die Mietverträge für Fahrzeuge aus, unter Aufsicht der Verwaltungsabteilung und des Linienmanagers/der Linienmanager/in.
  • Führt eine technische Beurteilung von angemieteten Infrastrukturen und Gebäuden durch und überprüft die in Bezug auf die genutzten Flächen erstellten Sicherheitsregeln (berechtigte Besucher usw.).
  • Überwacht die sachgemässe und organisierte Ablage und Archivierung aller Unterlagen zu Infrastrukturen, Installationen und Ausstattung.

Informationen

  • Pflegt Beziehungen und knüpft Kontakte in seinem/ihrem Zuständigkeitsbereich (Partner, andere NRO, lokale Behörden, Lieferanten usw.); nimmt mit Partnern und anderen MSF-Sektionen an Logistiksitzungen teil.
  • Organisiert regelmässige Sitzungen mit den Logistikteams, um alle Informationen und Fragestellungen gemeinsam zu besprechen und gegebenenfalls Lösungsansätze zu finden.
  • Kommuniziert täglich mit den Logistikfachleuchten, um ein gegenseitiges Verständnis der Tätigkeiten und Prioritäten des Einzelnen zu gewährleisten.

Berichterstattung

  • Erstellt die Tätigkeitsberichte entsprechend der für den Einsatz festgelegten Häufigkeit und gewährleistet, dass das statistische Datenmaterial regelmässig aktualisiert wird.
  • Evaluiert die Qualität der Logistikleistung für sein/ihr Projekt, indem er/sie einmal pro Vierteljahr das Formular «Grundlagen» ausfüllt.
  • Teilt seinem/ihrer Linienmanager/in bzw. technischen Berater/in unverzüglich alle Informationen mit, die die Sicherheit des Personals bzw. der Güter von MSF beeinträchtigt haben oder in Zukunft beeinträchtigen könnten.
  • Teilt dem/der Linienmanager/in unverzüglich jegliches Problem mit, das sich in Bezug auf das Projekt ereignet hat, insbesondere Schäden, Verluste, Einbruch- oder Diebstahlversuch.
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