Profil de poste logisticien/-ne

Niger, 17.04.2009
Deux logisticiens d’MSF préparent des boîtes réfrigérées utilisées durant les campagnes.
© Olivier Asselin
Dosso, Niger, 20.04.2009
Un logisticien MSF et un membre de l’équipe de vaccination contrôlent l’équipement pour la campagne de vaccination.
© Olivier Asselin
 / 2

Etendue des responsabilités

  • Soutenir les activités du projet avec les moyens, procédures et outils qu’il définira avec le Coordinateur T&L afin de faciliter la bonne réalisation des objectifs opérationnels :
  • Veiller à la mise en œuvre et au respect des procédures, politiques, outils de gestion logistique MSF ; au besoin, faire des propositions d’amélioration.
  • Assurer l’approvisionnement logistique et médical du projet.
  • Assurer la gestion et le suivi logistique des ressources matérielles du projet, sous la supervision des référents hiérarchique et technique.
  • Mettre en œuvre les activités de support (communication, électricité, transport), ainsi que les autres activités logistiques nécessaires à la réalisation des objectifs médicaux (construction/réhabilitation, eau/hygiène/sanitaire, etc.).
  • Coordonner le travail de toutes les équipes logistiques, assurer leur formation et leur évaluation.

Responsabilités de la fonction

Logistique et Sécurité 

  • Participe à la mise en œuvre des choix techniques, des politiques et procédures logistiques définis par le référent technique, et veille à leur bonne application ainsi qu’à l’utilisation correcte des outils et documents de suivi logistique.
  • Mise en œuvre des aspects techniques prévus pour la politique de réduction des risques pour le projet, assure la faisabilité technique du plan d’évacuation.
  • Participe à l’élaboration et/ou la mise à jour de la politique de sécurité sur le Projet.
  • Participe à l’évaluation des besoins matériels et humains nécessaires à la réalisation des activités logistiques sur le Projet, en collaboration avec les référents hiérarchique et technique.
  • Assiste les référents hiérarchique et technique dans la réponse aux urgences en :

 - tenant à jour les stocks d’urgence;
 - participant à la mise à jour du plan de préparation aux urgences (EPREP);
 - assurant le détachement du personnel logistique sans entraver les activités régulières.

  • Participe à l’élaboration, la mise à jour et le suivi du budget logistique, en collaboration avec l’Administrateur.
  • Veille à la bonne utilisation, au suivi et à la maintenance régulière (dans le respect des standards de MSF) ainsi qu’à la sauvegarde de l’ensemble des infrastructures, installations et équipements du Projet, à travers notamment la mise en en place et le suivi de mesures/règles de sécurité (vol, incendie, etc.).
  • Assure l’entretien et la maintenance des infrastructures de santé, des bâtiments logistiques, administratifs, et des lieux d’habitation du projet et de l’équipe MSF. 
  • Assure de bonnes conditions de vie aux équipes et veille au respect des mesures d’hygiènes définies par le référent technique, en collaboration étroite avec le référent médical.
  • En l’absence du Responsable Terrain et sur demande du Chef de mission, assure le suivi de la sécurité.

Approvisionnement

  • Organise le système d’approvisionnement suivant les dispositions locales ou régionales ou en accord direct avec le référent technique, en fonction des facilités d’importation de matériel et/ou médicaments.
  • Effectue les achats locaux en respectant les règles d’approvisionnement MSF. Il garantit la qualité des produits, du service fourni, du délai et de la compétitivité des prix (plusieurs devis), dans le respect de la déontologie.
  • Prépare les bons de commande pour les achats selon les besoins logistiques, médicaux et administratifs, en respectant les procédures (utilisation Logistics, signatures des commandes, etc.).
  • Assure le suivi administratif des commandes internes et externes ; veille à ce que tous les documents relatifs à ces commandes (way-bill, packing-list, etc.) soient classés et archivés. 
  • Veille aux conditions de réception du fret ou matériel arrivant par camion, ainsi qu’à l’organisation et la préparation (y compris emballage et documentation) du matériel devant être envoyé.

Stocks

  • Assure le stockage, le conditionnement et la gestion des stocks (matériel logistique, papeterie et produits d’entretien) et apporte un soutien technique aux équipes médicales pour la(les) pharmacie(s).
  • Respect les règles de stockage relative aux produit stockés (nourriture, produits dangereux,….)
  • Veille au suivi quotidien des mouvements (consommation), de la mise à jour des cartes de stocks.
  • Effectue, selon la fréquence définie avec le référent technique, un inventaire physique de tous les stocks, ainsi que de l’ensemble des biens de MSF.
  • Evalue régulièrement les surfaces de stockage utilisées par rapport aux besoins du Projet (volume, sécurité, etc.) ; propose au référent technique des adaptations possibles (nouveaux locaux, etc.)

Eau, Hygiène et Assainissement (EHA) et construction/réhabilitation

  • Réalise un diagnostic de la situation sanitaire du projet et de l’environnement des bénéficiaires.
  • Met en place les activités EHA prévues pour le Projet ; propose des améliorations si nécessaire.
  • En collaboration avec le référent technique, définit et met en œuvre toutes les activités de construction et réhabilitation du Projet, et en assure le suivi.
  • Supervise et encadre les équipes en charge des projets de construction/réhabilitation.

Véhicules

  • Veille à maintenir un parc de véhicules qui corresponde aux besoins du Projet en taille et en qualité ; propose les changements nécessaires au référent technique. 
  • Veille à la bonne gestion du parc de véhicules, à l’entretien régulier et à la bonne tenue du Logbook.
  • Veille à l’organisation des transports (mouvement quotidien des véhicules) en collaboration avec le référent hiérarchique, en tenant compte des besoins du Projet et des aspects sécuritaires.
  • Assure le suivi de consommation de carburant des véhicules et appareils mécaniques (générateurs) ainsi que de l’utilisation de pièces détachées.
  • S’assure de la sécurité des personnes et du matériel lors des transports.
  • Supervise et encadre les équipes de chauffeurs, mécaniciens et du personnel impliqué.

Télécommunications

  • Garantit l’adéquation entre les moyens et les besoins en communication ; propose un nouveau set up si nécessaire.
  • Garantit l’accès à un moyen de communication d’urgence 24h/24 et 7j/7.
  • Veille au bon fonctionnement, utilisation, entretien et suivi des équipements de communication (radio HF, VHF, Rbgan, ordinateurs, etc.).
  • S’assure de la mise à jour de la liste des contacts radios et téléphoniques.
  • Veille au briefing du personnel du projet sur le fonctionnement et les modalités d’utilisation des moyens de communication.
  • Encadre les opérateurs radios.

Ressources Humaines

  • Propose l’organigramme de l’équipe logistique du Projet au RT et au COTL. En collaboration avec l’administrateur de la mission, définit les niveaux de responsabilité et les profils de poste de chacun des collaborateurs de l’équipe logistique. 
  • Il s’assurera entre autre que l’équipe logistique nationale est dimensionnée pour assumer le support logistique quotidien (fondamentaux) du projet lors de ses périodes d’absence.
  • Assure le briefing logistique, technique sécurité et communication du projet à l’ensemble des employés internationaux et cadres nationaux. 
  • En respect des règles éthiques et des procédures mises en place par l’administrateur de la mission, assure le recrutement des membres de son équipe (véhicules, stocks, achats, gardiennage, etc.). 
  • Assure la supervision, le suivi et l’évaluation des membres de l’équipe logistique.
  • Propose les personnels cadres de son équipe aux formations internationales.
  • Avec les RH, propose et organise des sessions de formation pour ses équipes
  • Veille à ce que le personnel logistique soit géré dans le respect des règles et procédures de MSF ainsi que des lois du pays hôte.

Administration

  • Négocie les conditions des contrats de location de véhicules, sous la supervision du département administratif et du référent technique.
  • Assure la validation technique des infrastructures et bâtiments loués, ainsi que la rédaction des règles de sécurité se rapportant à ces surfaces (visiteurs autorisés, etc.).
  • Veille à ce que tous les documents relatifs aux infrastructures, installations et équipements soient classés et archivés de manière organisée.

Information

  • Entretient un réseau de contacts dans son domaine de compétences (partenaires, autres ONG,  autorités locales, fournisseurs, etc.) ; participe aux réunions logistiques avec les partenaires et autres sections MSF.
  • Organise régulièrement des réunions avec ses équipes, afin de partager toutes les informations et problématiques, et le cas échéant trouver des solutions.
  • Communique quotidiennement avec les Logisticiens Spécialisés afin d’assurer une bonne compréhension des activités et des priorités de chacun.

Reporting

  • Rédige, en fonction des fréquences établies sur la Mission, les rapports d’activités, et veille à ce que les données statistiques soient régulièrement mises à jour.
  • Evalue la qualité du service logistique de son Projet en remplissant tous les trimestres le formulaire des fondamentaux..
  • Communique immédiatement à son référent hiérarchique et/ou technique toute information ayant ou pouvant avoir un impact sur la sécurité du personnel et/ou des biens de MSF.
  • Signale immédiatement au référent hiérarchique tout problème survenant sur le Projet, notamment dommage, perte, tentative d’effraction ou vol.
Partager
S'abonner à la newsletter
S'abonner à la newsletter
Rester informé

S'abonner