29.08.2011

Profil de poste de Responsable des approvisionnements

Misrata, Libye, 28.04.2011
Matériel médical déchargé dans le port de Misrata. MSF c’est concentré à mettre en place des structures pour répondre aux différents besoins en Libye.

A.  Étendue des responsabilités


Responsabilité générale : coordination de la gestion appropriée, efficace et rentable des activités de la chaîne logistique pour la mission, conformément à la politique et aux normes de MSF CH.

  • Contrôler et évaluer la gestion de la chaîne logistique (GCL) en place dans la mission;
  • Proposer à l'équipe de coordination une stratégie d'approvisionnement adaptée intégrant les enjeux, les objectifs, les spécificités et les contraintes des membres de l'équipe de coordination (stratégies inter-services)
  • Garantir le respect et la mise en œuvre des décisions de l'équipe de coordination ; rendre compte au coordinateur de la logistique (ou LogCo) (stratégies et objectifs associés = équipe de coordination ; moyens et méthodes= responsable de la chaîne d'approvisionnement)
  • Assurer la stabilité des activités d'approvisionnement dans le cadre des interventions régulières et urgentes des intéressés
  • Assurer la mise en œuvre des méthodes normalisées (affectation des ressources humaines et descriptions de poste, communication interne et externe, procédés et procédures, documentation d'accompagnement, outils, rapports, assistance et formation sur le terrain, etc.)
  • Assurer, avec le coordinateur médical (ou MedCo) et le pharmacien, l'intégration de la gestion des entrepôts médicaux (capitale et projets) sous la responsabilité de la logistique/approvisionnement (exigences, mise en œuvre et calendrier)

B. Responsabilités opérationnelles/techniques

 

Approvisionnements

  • Contrôler et évaluer la stratégie de GCL existante (mise en place, suivi, mesure et rapports) ; en collaboration avec le LogCo, en tenant compte des objectifs, des spécificités, des responsabilités d'approvisionnement et des contraintes de chacun des membres de l'équipe de coordination.
  • Assurer la stabilité de l'utilisation normalisée des outils d'approvisionnement, particulièrement en matière de logistique, à tous les maillons de la chaîne logistique (capitale et projet, achats, gestion centralisée des stocks, fret, transport).
  • Élaborer les Directives d'approvisionnement de la mission avec les principaux membres de la mission (au niveau de la capitale et des projets) et procéder à leur évaluation annuelle en collaboration avec l'équipe de coordination (principalement avec le LogCo).
  • Veiller à ce que l'efficacité de la gestion de l'approvisionnement dans la mission soit mise en œuvre conformément aux directives et aux procédures de MSF ; au sein des activités régulières de la mission comme lors des actions d'urgence.
  • Suggérer la stratégie d'évaluation du marché et collaborer aux études de marché dans le cadre de la mission.
  • Établir et maintenir le contact avec les autres sections de MSF (dans le pays ou au niveau régional) ou d'autres organismes, en vue d’une collaboration éventuelle et d’un échange de ressources et d'informations concernant les approvisionnements.
  • Établir la liaison avec le coordinateur des finances en cas de contrainte budgétaire ou liée aux bailleurs de fonds, en rapport avec les activités d'approvisionnement.

Gestion des commandes et des achats

  • Veiller à ce que les membres de l'équipe dans la mission comprennent et respectent l'organisation des procédures de commandes
  • Conformément aux besoins opérationnels : suivre, actualiser et réviser le cas échéant les procédures d'achat en place pour l'approvisionnement local, afin d’obtenir des articles de bonne qualité au meilleur prix possible.
  • Établir et actualiser la liste des fournisseurs (locaux et régionaux) dans la base de données.
  • Maîtriser les sources d'approvisionnement par le biais de la prospection des marchés locaux et régionaux
  • Établir un lien adéquat entre l'approvisionnement et la finance, former le logisticien à la tenue du budget
  • Veiller à ce que les activités d'achat dans la mission soient mises en œuvre conformément aux procédures standard de MSF
  • Gérer les appels d'offres pour la mission

Gestion des stocks

  • Veiller à ce que les entrepôts soient sécurisés et à ce que le stockage soit dimensionné en fonction des besoins
  • Assurer une gestion des stocks adéquate et l'organisation de l'entrepôt conformément aux normes et à la politique de MSF.
  • Fournir des conseils sur les moyens nécessaires requis pour la gestion des stocks (RH, matériaux et équipements) aux niveaux périphériques
  • Définir les différents stocks au niveau périphérique (quoi ? Qui ? Fréquence de commande)
  • Définir une stratégie de préparation aux situations d'urgence pour les stocks (ou stratégie Eprep) avec l'équipe de coordination
  • Veiller à ce que l'inventaire des biens de MSF soit suivi et actualisé en fonction de l’état (tous les trimestres)

Fret et livraison

  • Évaluer le marché du transport local et surveiller les tarifs des transporteurs.
  • Assurer la gestion du fret international, régional et national
  • Si nécessaire (nouvelle politique d'importation nationale), actualiser la procédure d'importation de la mission et le chronogramme international des commandes

Gestion des ressources humaines

  • Concevoir un organigramme de l'approvisionnement adéquat conformément aux normes de MSF, fondé sur le principe suivant : un projet, comprenant la capitale = un chargé de l'approvisionnement et son remplaçant + une équipe d'approvisionnement 
  • Coacher, former et donner du soutient à l'ensemble des acteurs de l'approvisionnement (capitale et projets, département médical, logistique et finance).
  • Veiller à l'utilisation adéquate de toutes les procédures et de tous les outils standards de MSF et former à leur utilisation, dans le cadre de l'approvisionnement.
  • Expatriés et personnels nationaux :
    -  Évaluer la taille actuelle de l'organigramme de l'approvisionnement en fonction des défis à relever pour la mission

    - Assurer un suivi individuel du personnel de l'approvisionnement (national et international) : assistance, coaching et évaluations (intermédiaires et en fin de mission)

    - Si nécessaire, assurer l'accueil, le briefing et le débriefing des nouveaux personnels expatriés et nationaux nouvellement recrutés.

  • S’assurer que chaque poste d’approvisionnement, et en particulier celui du chargé de l’approvisionnement, puisse être pourvu par un remplaçant intérim identifié et formé en amont.

Gestion administrative

  • Veiller à l'efficacité de l'administration de l'approvisionnement (capitale et projets) et à la mise en œuvre des outils standards (en particulier pour la logistique).
  • Veiller à ce que tous les documents d'approvisionnement soient archivés de manière adéquate (capitale et projets).
  • Veiller à ce que tous les documents d'approvisionnement fassent l'objet d'un suivi approprié, conformément aux procédures, règles et directives en cours au sein de la mission.
  • Évaluer et actualiser toutes les bases de données de la logistique (capitale et projets).

Information

  • Participer régulièrement aux réunions de logistique, de coordination, et du département médical et des finances si nécessaires (au niveau de la capitale et des projets)
  • Mener des réunions d'approvisionnement régulières, analyser et résoudre les problèmes de communication avec les autres services.
  • Communiquer régulièrement avec le supérieur hiérarchique direct (logCo) afin d'assurer une bonne compréhension de vos activités et priorités respectives.

Rapports et communication

  • Soumettre des rapports d'activité réguliers sur l'approvisionnement à l'équipe de coordination (rapports mensuels, trimestriels, annuels et autres rapports requis).
  • Assurer un contrôle régulier des commandes pour l'équipe de coordination / de projet (clients).
  • Contact régulier avec les membres de la coordination de la mission.
  • Participer au plan d'action annuel (PoA) et aux budgets et révisions afférents.
  • Informer immédiatement le responsable hiérarchique direct et/ou le conseiller technique (à Genève) de toute information qui a ou pourrait avoir un impact sur la gestion de la chaîne logistique.
  • Informer immédiatement le responsable hiérarchique direct de tous problèmes survenant au sein de la mission (liés à des problèmes d'approvisionnement).
  • Fournir des rapports de visites de terrain et des recommandations adéquates.
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