20.04.2010

Profile de Poste Administrateur/-trice et Ressources Humaines

Pakistan, 14.02.2011
Un administrateur de MSF dans la région de Peshawar

ETENDUE DES RESPONSABILITES

L’administrateur est en charge la gestion financière et administrative  du projet MSF ainsi que des ressources humaines.

Il/elle établit le cadre et les règles (et effectue des contrôles et analyses) et garantit leur stricte application et est directement responsable de la qualité de la comptabilité, sur une base quotidienne/mensuelle. Il/elle est plus spécifiquement responsable des budgets et des contrats de financement.

Il/elle fournit un soutien à l’équipe de coordination dans la capitale du pays, aux administrateurs  et coordinateurs de terrain dans tous les aspects liés à la GRH pour le personnel international et national au niveau de la mission. La personne en charge planifie, dirige, supervise et coordonne les activités de travail de tout le cycle RH, y compris la fermeture de  la mission/projets

Sur certains projets une personne couvre la totalité des responsabilités, sur les gros projets le poste est divisé en deux : une personne pour les finances et une personne pour les ressources humaines.

Au niveau financier il/elle:

  • Assure des procédures administratives saines, la gestion financière, le contrôle et le paiement de tous les frais de projet ; effectue un suivi minutieux des dépenses ; réalise des analyses de coûts pertinentes ; prend les mesures nécessaires pour permettre des économies et améliorer de la gestion de la mission
  • Veille à la bonne application et au respect des politiques et des directives de MSF ; conçoit ou adapte les politiques locales, les procédures et les outils en place afin d’optimiser la gestion des ressources financières de la mission
  • Garant de l’exactitude des comptes de la mission ; garantit la transparence financière, le rendu de compte (accountability) et la qualité des rapports internes et externes, conformément aux normes MSF et aux directives des bailleurs.
  • Responsable de la construction de budgets les plus exacts possible pour la mission, tout au long du cycle budgétaire ; s’assure que les moyens sont pertinents et appropriés ; anticipe les changements et les défis à venir et planifie en conséquence
  • Assure la supervision et la gestion globale de l’ensemble du personnel financier, en capitale et sur le terrain.
  • Assure soutien, conseil, formation, sensibilisation et coaching des coordinateurs, des responsables et de tout le personnel de l’Admin/finance en capitale et sur le terrain, en ce qui concerne tous les aspects liés à la comptabilité, au budget et aux finances, pour toute la mission.
  • Assure, en collaboration avec le Chef de Mission, de bonnes relations avec les représentants locaux des bailleurs de fonds institutionnels (analyse des opportunités de financement, propositions, rapports) ; garantit en particulier toutes les questions relatives aux procédures, au budget et  à l’allocation des dépenses.
  • Supervise tout le reporting financier
  • Évalue et limite les risques financiers de la mission ; s’assure qu’un système de contrôle interne fiable est en place et que l’éthique financière est respectée au sein de la mission.

Au niveau de la gestion des ressources humaines:

  • Met en pratique les politiques MSF-CH et developpe les procédures et les outils de gestion
  • Veille au respect des conditions légales pour toutes les questions de RH.
  • Determine les conditions de travail.
  • S’assure que les effectifs soient en nombre suffisant dans chaque département pour répondre aux besoins opérationnels.
  • Garanti et applique un processus de recrutement de qualité.
  • Analyse les politiques en matière de rémunération, la règlementaion gouvernementale et l’échelle des salaires pour améliorer les régimes de rémunération.  
  • Etudie la législation y compris la résolution de conflits de travail.
  • Assure un cadre d’évaluation et de planifation de développement de qualité.
  • Garanti un cadre de formation approprié au niveau de la mission.
  • Conseille et assure le suivi des carrières de tous les intéressés.
  • Dirige et supervise le processus de gestion des conflits.
  • Propose des améliorations en GRH telles que le renforcement des responsabilités, le mélange des équipe et la formation.
  • Garanti un processus de fin de travail de qualité et l’application des prescriptions légales.

RESPONSABILITES OPERATIONNELLES ET TECHNIQUES

RESPONSABILITES GENERALES  EN FINANCE

  • Assure la bonne mise en œuvre des directives standard (guidelines) et procédures MSF (finances, achats, carnet de route, etc) 
  • Met en place des politiques et procédures appropriées pour le bon fonctionnement de la mission en collaboration avec l’équipe de coordination et le contrôleur financier, et s’assure du respect à tout moment des procédures approuvées:
    1. procédures d’achats / validations / paiements
    2. limites bancaires (signatures conjointes requises pour chèques et transactions bancaires, solde minimum nécessaire sur le compte, etc.)
    3. règles de sécurité concernant l’argent liquide (limites de détention d’argent liquide pour le coffre-fort et les petites caisses de dépenses courantes, enveloppes de sécurité, mouvement d’espèces, opérations de change, avances)
  • Se tient à jour des évolutions et assure le respect des engagements contractuels et des obligations légales de MSF dans la mission:

1. Directives des bailleurs de fonds pour les contrats de financements.

2. Réglementation fiscale et autres obligations légales requises par la législation national

  • Veille à ce que des systèmes de contrôle interne appropriés et fiables soient en place; évalue les forces et les faiblesses des procédures internes; recommande et met en œuvre toutes les améliorations nécessaires afin de corriger les faiblesses, faciliter le contrôle des dépenses et assurer que la documentation est correcte et complète en cas d’audit
  • Forme et conseille tous les coordinateurs/responsables/superviseurs concernés sur toutes les procédures et les questions liées à la gestion et au budget, les sensibiliser sur le suivi des dépenses et en particulier sur les lignes budgétaires relevant de leur responsabilité. 
    Assure la confidentialité de toutes les questions de trésorerie et finance de la mission

Qualité de la comptabilité

  • Assure le respect des directives financières (guideline finance/manuel de gestion) et des standards qualité MSF
  • Vérifie les comptes consolidés mensuels de la mission qui sont présentés par le responsable des finances ; supervise la qualité, l’exactitude et la cohérence des comptes de la mission (vérification des allocations, remboursements et refacturations, lettrages, avances en suspens, des paramètres, vérification des inventaires de trésorerie, résolution des problèmes de écarts de caisses dans SAGA ; vérifie et valide les balzacs d’ECA et simulation, etc.)
  • Veille à ce que le processus de clôture mensuelle soit effectué correctement et envoyé au siège avant le 15 du mois suivant.
    Effectue et supervise l’exécution d’audits de comptabilité, par le biais de contrôles réguliers et de contrôles inopinés de la comptabilité (inventaires de caisse, livres de caisse, cahiers des avances, bordereaux et pièces comptables, documents d’appui et saisie électronique des données).
  • Assure que le classement et l’archivage de tous les documents comptables et financiers originaux en capitale est bien organisé, et que les pièces sont facilement accessibles et identifiables à tout moment pour un audit. 
  • Effectue l’archivage électronique de la comptabilité dans SAGA, le cas échéant, après l’approbation du contrôleur au siège.

Gestion de  trésorerie

  • S’assure que l’argent liquide est géré correctement et en toute sécurité  sur toute la mission (dépôts, coffres et petites caisses, dépenses courantes, avances, transferts et paiements).
  • Gère le coffre-fort de la coordination (seul détenteur de la clé) et tous les comptes bancaires (principal signataire) ; supervise toutes les relations avec la banque du pays et les activités du compte bancaire, y compris les négociations de ses termes.
  • Responsable de la trésorerie ; assure un prévisionnel précis & valide la demande de trésorerie mensuelle préparée par le responsable financier avant de l’envoyer au siège au plus tard le 5 du mois ; anticipe les dépenses à venir afin d’éviter toute pénurie de liquidités ; organise les transferts de fonds vers le terrain et veille à ce qu’ils soient effectués en toute sécurité et en temps voulu. 
  • Identifie toutes les possibilités pour limiter les flux d’argent liquide (maximise l’utilisation de chèques, encourage le paiement des fournisseurs et des salaires du personnel au moyen de transferts bancaires, propose le paiement direct des grands fournisseurs par le siège, etc.)

Contrôle budgétaire /analyse financière

  • Élabore, conçoit ou adapte les politiques locales, les procédures et des outils optimisés pour améliorer la gestion des ressources financières de la mission.
  • Responsable de la construction et de la révision de tous les budgets de la mission dont il a la charge, en collaboration avec les autres coordinateurs; s’assure de la cohérence avec le plan d’action ; veille à ce que le set-up et les moyens soient appropriés et proportionnés ; anticipe les changements et défis à venir, et planifie en conséquence.
  • Assure un contrôle minutieux des dépenses ; produit des indicateurs et des analyses de coûts pertinents pour suivre les dépenses, anticiper les évolutions et optimiser les coûts.
  • Complète et valide les suivis budgétaires mensuels; s’assure que les explications sont pertinentes et reflètent une bonne analyse des écarts budgétaires; signale rapidement les risques de dépassements; recommande et prend les mesures correctives nécessaires pour faire des économies ou améliorer la gestion de la mission ; assure la distribution du document ainsi que le partage des analyses et commentaires avec tous les coordinateurs concernés et le contrôleur financier au siège.
  • Identifie et évalue tous les risques financiers, recommande des mesures pour empêcher la fraude et réduire ces risques.

Bailleurs institutionnels/ Contrats de financement

  • Réalise une cartographie des bailleurs de fonds institutionnels présents dans le pays avec le chef de mission ; entretient de bonnes relations avec ces bailleurs de fonds ; documente les opportunités de financement. 
  • Organise un classement approprié de tous les documents et informations liés aux bailleurs de fonds et aux contrats de financement; assure un paramétrage approprié dans le système comptable (SAGA); prépare les tableaux d’allocation pour le personnel financier.
  • S’assure de la connaissance et du respect des contraintes / directives des bailleurs de fonds (guidelines)
  • Effectue une allocation pertinente des dépenses sur les lignes budgétaires appropriées des bailleurs de fonds, chaque mois avant la clôture, ainsi qu’un suivi mensuel des contrats de financements; propose des amendements le cas échéant.
  • Prépare la partie financière de tous les rapports aux bailleurs, dans le format approprié (construction du budget pour les propositions / demandes de subvention, préparation des rapports financiers), en cas de gestion locale : s’assure que le contrôleur financier au siège a vérifié et approuvé tout contrat, budget ou rapport, avant de le transmettre au bailleur de fonds.

Gestion  de l’équipe Finance

  • Gère l’équipe chargée de la comptabilité et des finances, en capitale et sur le terrain: organise l’équipe en assurant la meilleure répartition des tâches, et des descriptions de fonctions pertinentes ; supervise la planification du travail et des priorités
  • Assure à la fois le soutien et le contrôle du personnel financier en qualité de référent technique, pour toute question de comptabilité, SAGA, budget, contrôle des dépenses et finance. 
  • Organise la formation technique et le coaching nécessaire pour l’ensemble du personnel financier dans la mission (notamment les responsables, chargés de finances et administrateurs - en particulier les administrateurs débutants/en première mission) afin d’améliorer leurs compétences en matière de comptabilité, budget, suivis des dépenses, reporting, et contrôle interne.
  • Effectue régulièrement l’évaluation de la performance de tout le personnel dont il a la supervision directe; identifie les besoins et opportunités de formation.

RESPONSABILITES GENERALES EN RESSOURCES HUMAINES

Cadre administratif et légal

  • Applique les politiques et les procédures de MSF conformément au cadre de gestion de MSF-CH.
  • Etablit un rapport avec le personnel en s’assurant de la cohérence des politiques MSF-CH avec la législation du pays et les objectifs opérationnels du projet.
  • Assure la mise à jour de la charte de l’organisation du projet en tout temps y compris les descriptions des postes du travail pour l’ensemble du personnel.
  • Etablit les conditions de travail sur la base des Lignes Directrices de MSF (« guidelines ») et de la législation locale; du règlement interne du personnel, de la politique de santé, de la politique de formation et des autres politiques applicables.
  • Supervise la sécurité au travail en veillant à ce que les règles et les réglèments soient respéctés.
    S’assure que tous les principaux documents RH soient disponibles, traduits et compris par le personnel à tous les niveaux.
  • Determine salaires &  avantages sociaux en fonction de l’evaluation comparative des conditions du marché.
  • Assure le suivi du coût de la vie et élabore des amendements approuvés par le siège.
  • Veille à ce que tout le personnel ait le contrat approprié et à ce que les dossiers individuels soient régulièrement mis à jour en tout temps.
  • Est responsable de la saisie correcte des données dans Homère et de l’envoi des données au siège.
  • Assure la mise à jour de la classification & descriptifs de fonctions et du manuel de gestion.
  • Supervise l’inscription des employées à la Sécurité sociale & bureau des impôts & payements relatifs.  
  • Supervise la préparation et le payement des salaires chaque fin de mois.
    Prépare des certificats et autres documents RH en cas de besoin.
  • Assure toute correspondance avec les partenaires (autorités, bureaux des impôts, Ministères du Travail etc.).
  • Répond à toute question concernant les accords établis relatifs à la Rémunération Internationale et les autres procédures spécifiques pour les expatriés (Manuel des volontaires).
  • Supervise tous les déplacements du personnel de/à mission/projet/siège et toutes les formalités qui y sont liées (briefing, visa, logement, période d’essai, prolongement de la mission, retour anticipé, etc.)
  • Assure un hébergement convenable, l’entretien de ce dernier et les services conséquents pour le personnel international et délocalisé. 
  • Participe à la préparation du budget.

Recrutement et Insertion du personnel nouveau

  • S’assure que les effectifs soient en nombre suffisant dans tous les projets et départements pour répondre aux besoins opérationnels.
  • Participe au processus de recrutement pour la dotation de personnel des projets sur le terrain.
  • Garanti la qualité du processus de recrutement en collaboration avec le Coordinateur RH.
  • Est au courant des différents pools de candidats pour la sélection ou la non-sélection.
  • Garanti des briefings sur les règlements concernant le personnel au personnel international et national

Gestion des RH

  • Est tout particulièrement vigilant face aux questions de comportement et d’équité de gestion.
  • A son arrivée à la mission, il/elle est au courant des formations en cours et des changements de positions des individus. 
  • Supervise le processus d’évaluation au niveau de la mission.
  • Assure le développement des compétences au sein des équipes RH.
  • Veille à ce que les politiques et les procédures RH soient respéctées par le personnel international et national.
  • Propose des améliorations en GRH telles que le renforcement des responsabilités, des équipes mixtes.
  • Assure le suivi des mesures disciplinaires et judiciaires.
  • Assure le suivi des activités sociales liées au Personnel National.
  • Suit la gestion des conflits et les procédures de licenciement. Participe au processus de fermeture avec les autres coordinateurs. Veille à ce que toutes les obligations légales soient remplies.

Formation

  • Adapte la politique de formation au contexte local si nécessaire.
  • Assure un programme de formation complet et suivi.
  • Garanti la communication de la politique générale de formation aux projets sur le terrain.
  • Analyse les besoins de formation au niveau de la mission ; mène des entretiens sur la formation pour identifier les besoins. 
  • Identifie les formateurs, évalue la qualité des cours (structures sanitaires locales, organisations internationales, autres ONG), propose des activités de formation et y participe si nécessaire. 
  • Organise et participe au cours d’initiation.
  • Veille à ce que la cohérence des besoins de formation individuels soit en ligne avec les objectifs opérationnels.
  • Supervise les procédures de candidature et s’assure que les demandes reçoivent un suivi adéquat au niveau de la coordination et du siège.
  • Assure un compte rendu régulier au siège de l’inscription des membres du personnel.

Communication & Reporting

  • Effectue régulièrement des visites terrain, rédige des rapports de visite.
  • Participe aux réunions de coordination; partage le suivi budgétaire et les analyses et commentaires avec l’équipe de coordination et les terrains.
  • Veille à ce que la partie admin/finance de tous les rapports soit toujours réalisée et envoyée au siège dans les délais requis (fichiers électroniques et documents de la comptabilité mensuelle / SitReps, suivis budgétaires, rapports trimestriels et annuels, budgets et révisions, etc).
  • Effectue et contrôle chaque trimestre l’application effective des « Fondamentaux Finance »
  • Informe immédiatement le siège et le chef de mission de tout problème ou question surgissant en cours de mission.

Informations

  • Assure une information régulière sur la situation des RH et des projets aux niveaux de la mission et du siège.
    Participe à la phase de fixation des objectifs liés à la GRH.
  • Veille à ce que les décisions de GRH (nouveaux emplois, salaires, formations) soient intégrées aux restrictions financières du budget.
  • Etablit une organisation des délégués du personnel dans le cadre juridique si elle n’est pas déjà mise en place.
  • Crée des réunions régulières avec les délégués du personnel lors de ses visites sur le terrain.
  • Assure la participation du personnel national à l’élaboration du projet et aux prises de décisions.
  • Rend toute information liée au RH régulièrement disponible au personnel.
    Etablit et recueille les informations pour le  Sitrep  (situation report)  mensuel  destiné au siège.

Reporting

  • Rapporte aux CoRH, CdM, CoTerrain et RH du Personnel National / Chargés de Ressources Humaines (CRH) au siège toute information pertinente sur la situation des RH, les éléments essentiels pour le bon fonctionnement du cadre opératif, les affaires judiciaires et les statistiques mises  à jour. 
  • Rédige régulièrement des rapports sur la situation des RH dans le projet aux autres coordinateurs de la mission. 

Autres

  • Interlocuteur principal du ministère des Finances et du conseiller fiscal, entretien de bonnes relations professionnelles
  • Contrôle la conformité du calcul, le paiement dans les délais et le classement approprié de tous les documents liés aux impôts, charges et taxes (y compris exemptions / déclarations / documents d’appui / paiements).
  • Supervise la documentation, l’inventaire et la protection des actifs (équipements) de la mission, en s’assurant de leur exactitude
  • Facilite et coordonne les audits internes et externes, des bailleurs de fonds ou du gouvernement.
  • Contribue à l’élaboration et à la mise à jour du plan d’évacuation (ce qu’il faut faire/ce qu’il faut emporter)
  • Exécute toute autre tâche spécifique à la demande du chef de mission ou du contrôleur financier
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