Stellenprofil Supply Manager

Misrata, Libyen, 28.04.2011
Im Hafen von Misrata wird medizinisches Material entladen. Mit diesem baut MSF medizinische Strukturen auf, um auf die Bedürfnisse in Libyen zu reagieren.

A. Verantwortungsbereich

Gesamtverantwortlich durch Koordinierung des adäquaten, effektiven und effizienten Managements der Supply Chain Aktivitäten für den Einsatz gemäss der Politik und den Standards von Ärzte ohne Grenzen CH

  • Bestehendes Supply Chain Management (SCM) des Einsatzes überwachen und bewerten;
  • Dem Koordinationsteam unter Berücksichtigung der Interessen, Ziele, Besonderheiten und Einchränkungen der Koordinationsteammitglieder eine angepasste Supply-Strategie vorschlagen (bereichsübergreifende Strategie)
  • Die Einhaltung und Umsetzung der Entscheidungen des Koordinationsteams gewährleisten; dem Logistics Coordinator (LogCo) unterstellt (Strategie und dazugehörige Ziele = Koordinationsteam; Mittel und Methoden = Supply Chain Manager)
  • Die Beständigkeit der Supply-Aktivitäten im Rahmen regelmäßiger und Notfall-Interventionen der Beteiligten gewährleisten
  • Die Umsetzung der standardisierten Methoden gewährleisten (Personalaufstellung & Stellenbeschreibungen, interne & externe Kommunikation, Prozesse und Verfahren, Support-Dokumentation, Instrumente, Berichterstattung, Field Support/Training, usw.)
  • Gemeinsam mit dem Medical Coordinator (MedCo) und dem Apotheker die Integration des Medizinlagermanagements (Hauptstadt und Projektebene) unter Logistics/Supply-Verantwortlichkeit (Anforderungen, Umsetzung und Zeitplan) gewährleisten

B. Operative / Technische Verantwortlichkeit

 

Supply

  • Die bestehende SCM-Strategie (Aufstellung, Follow-up, Messung und Berichterstattung) in Zusammenarbeit mit dem LogCo unter Berücksichtigung der Ziele, Besonderheiten, Supply-Verantwortlichkeiten und -Einschränkungen eines jeden Koordinationsteammitglieds überwachen und bewerten.
  • Die Stabilität der Standardisierungsanwendung in Bezug auf Supply-Instrumente, insbesondere in Bezug auf Logistik, in jeder Etappe der Supply-Kette (Hauptstadt & Projektebene, Beschaffung, zentrales Bestandsmanagement, Fracht, Transport) sicherstellen.
  • Die Mission Supply Guideline mit den wichtigsten Teammitgliedern im Einsatz (Hauptstadt- und Projektebene) ausarbeiten und gemeinsam mit dem Koordinationsteam (hauptsächlich mit dem LogCo) auf jährlicher Basis bewerten.
  • Sicherstellen, dass die Effizienz des Supply Managements im Einsatz gemäß den Richtlinien/Verfahren von Ärzte ohne Grenzen, sowohl bei den regelmässigen Einsatzaktivitäten als auch bei Notfalleinsätzen, umgesetzt wird.
  • Im Einsatz bezüglich der Marktbewertungsstrategie beraten und bezüglich der Marktuntersuchung/-bewertung unterstützen.
  • Kontakt mit anderen Sektionen von Ärzte ohne Grenzen (im Land oder regional) oder anderen Agenturen im Hinblick auf eine mögliche Zusammenarbeit und den Austausch von Supply-Ressourcen und Informationen herstellen und unterhalten.
  • Kontakt aufnehmen zum Finance Coordinator bezüglich Finanz- oder Gebereinschränkungen, die mit Supply-Aktivitäten in Verbindung stehen.

Bestellungs- und Einkaufsmanagement

  • Sicherstellen, dass die Teammitglieder im Einsatz die Maßgabe der Bestellverfahren verstehen und einhalten
  • Gemäß den operativen Erfordernissen: Verfolgung, Aktualisierung und bei Bedarf Neugestaltung der bestehenden Einkaufsverfahren für lokale Beschaffung zwecks Erlangung qualitativ guter Produkte zum bestmöglichen Preis
  • Dementsprechend die Lieferantenliste (lokale und regionale Lieferanten) in der Datenbank erstellen und pflegen.
  • Die Beschaffungsquellen durch lokale und regionale Marktbewertungen kontrollieren
  • Eine adäquate Verbindung zwischen Supply und Finance herstellen, die Logistiker in Bezug auf die Budget-Einhaltung schulen,
  • Sicherstellen, dass die Einkaufsaktivitäten im Einsatz gemäß den Standard-Prozeduren von Ärzte ohne Grenzen durchgeführt werden
  • Die Angebotseinholung für den Einsatz leiten.

Bestandsmanagement

  • Gewährleisten, dass die Lagerhäuser gesichert und die Lagerbestände bedarfsgerecht dimensioniert werden
  • Ordnungsgemäße Bestandsführung und Lagerhausorganisation gemäß den Standards und Richtlinien von Ärzte ohne Grenzen gewährleisten.
  • Auf Peripherieebene in Bezug auf erforderliche Ressourcen für das Bestandsmanagement beraten (Personal, Geräte und Ausrüstung)
  • Die einzelnen Bestände auf Peripherieebene definieren (was? wer? Bestellfrequenz)
  • Eine Emergency Preparedness (Eprep) Bestandsstrategie mit dem Koordinationsteam festlegen
  • Sicherstellen, dass das MSF Asset Inventar befolgt und entsprechend aktualisiert wird (auf Vierteljahresbasis)

Fracht und Lieferung

  • Den lokalen Transportmarkt bewerten und die Preise der Spediteure überwachen.
  • Internationales, regionales und nationales Frachtmanagement sicherstellen
  • Wenn erforderlich (neue Importpolitik des Landes), das einsatzbezogene Importverfahren und den internationalen Bestellungszeitplan aktualisieren.

Personalmanagement

  • Ein ordnungsgemäßes Supply-Organigramm gemäß den Standards von Ärzte ohne Grenzen erstellen nach dem Grundsatz:  ein Projekt, einschliesslich Hauptstadt = ein Supply Officer mit Backup + ein Supply Team
  • Coaching, Schulung und Unterstützung für alle Supply-Akteure liefern (Hauptstadt & Projektebene; Medizin, Logistik und Finanzen).
  • Ordnungsgemäße Anwendung aller supply-bezogenen Standardverfahren und -instrumente von Ärzte ohne Grenzen sicherstellen und diesbezüglich schulen.
  • Mitarbeiter im Auslandseinsatz und nationale Mitarbeiter:

    - Die aktuelle Supply-Personalausstattung in Bezug auf die Einsatzziele bewerten

    - Individuelles Follow-up des (nationalen und internationalen) Supply-Personals gewährleisten: Unterstützung, Coaching und Beurteilungen (während und am Ende von Einsätzen)

    - Wenn erforderlich, Begrüßungen, Briefings und Nachbesprechungen für Mitarbeiter, die neu im Auslandseinsatz sind, und neu eingestellte nationale Mitarbeiter durchführen.
  • Sicherstellen, dass geschultes Backup-Personal für jede Supply-Stelle und insbesondere für die Supply Officer vorhanden ist.

Verwaltungsmanagement

  • Die Effizienz der Supply-Verwaltung (Hauptstadt und Projektebene) und die Anwendung der Standard-Instrumente (insbesondere für die Logistik) sicherstellen.
  • Sicherstellen, dass alle Supply-Dokumente ordnungsgemäss abgelegt werden (Hauptstadt und Projektebene).
  • Nach Maßgabe der einzuhaltenden Einsatzprozeduren, -regeln und -richtlinien sicherstellen, dass die Supply-Dokumente ordnungsgemäß abgelegt werden.
  • Alle Logistik-Datenbanken (Hauptstadt und Projektebene) bewerten und aktualisieren.

Information

  • Regelmäßig an Logistik-Meetings teilnehmen, gegebenenfalls in den Bereichen Koordination, Medizin und Finanzen mitwirken (Hauptstadt- und Projektebene).
  • Regelmäßige Supply-Meetings durchführen, Kommunikationshindernisse mit anderen Abteilungen analysieren und beheben.
  • Regelmäßig mit dem direkten Vorgesetzten (LogCo) kommunizieren, um sicherzustellen, dass ein jeder die Aktivitäten und Prioritäten des anderen versteht.

Berichterstattung und Kommunikation

  • Sicherstellen, dass regelmäßige Supply-Aktivitätsberichte an das Koordinationsteam übermittelt werden (monatliche, vierteljährliche, jährliche und andere erforderliche Berichte).
  • Regelmäßige Bestellungsüberwachung für das Koordinations- / Projektteam sicherstellen (Kunden).
  • Regelmäßigen Kontakt mit den Mitgliedern der Einsatzkoordination pflegen.
  • Am Yearly Plan of Action (PoA) und an den dazugehörigen Budgets und Überprüfungen mitwirken.
  • Den Vorgesetzten und/oder technischen Berater (in Genf) unverzüglich über jede Information in Kenntnis setzen, die Auswirkungen auf das Supply Chain Management hat oder haben könnte.
  • Den Vorgesetzten unverzüglich über alle (supply-bezogenen) Probleme informieren, die im Einsatz auftreten.
  • Berichte über Vor-Ort-Besuche und adäquate Empfehlungen erstellen.
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