Stellenprofil Administrator/-in Finanzen und Human Resources

Pakistan, 14.02.2011
Ein MSF-Administrator bei der Arbeit in Peshawar, Pakistan.

AUFGABENBEREICHE

Der/die Administrator/in ist verantwortlich für die Finanzen und Administration der MSF-Projekte sowie für den Bereich Personal (HR – Human Resources).

Er/sie legt die Rahmenbedingungen und Richtlinien fest (und führt Kontrollen und Analysen durch) und überwacht ihre strikte Anwendung und Einhaltung. Er/sie überwacht die Qualität der auf einer täglichen/monatlichen Basis erfolgenden Rechnungslegung der Buchhaltung, die ihm/ihr direkt unterstellt ist. Er/sie ist insbesondere für das Budget und die Finanzierungsverträge verantwortlich.

Er/sie unterstützt das Koordinationsteam in der Hauptstadt der jeweiligen Länder, die Administratoren und Feldkoordinatoren in allen Bereichen des Personalmanagements des (inter)nationalen Personals auf Projektebene. Der/die Verantwortliche plant, leitet, überwacht und koordiniert die Aktionen innerhalb des gesamten Personalzyklus einschliesslich der Beendigung von Einsätzen/Projekten.

Für bestimmte Projekte übernimmt eine Person die gesamte Verantwortung. Bei Grossprojekten übernimmt eine Person den Bereich Finanzen und eine Person den Bereich Personal.


Finanzen

  • Überwacht den ordnungsgemässen Ablauf von Verwaltungsverfahren, die Wirtschaftlichkeit des Finanzmanagements, die Kontrolle und Bezahlung aller Projektaufwendungen, führt genaue Kostenkontrollen und -analysen durch, initiiert erforderliche Einsparmassnahmen und Massnahmen für ein effizienteres Projektmanagement.
  • Überwacht die ordnungsgemässe Umsetzung und Einhaltung von MSF-Direktiven und -Leitlinien, entwickelt oder adaptiert lokale Richtlinien, Verfahren und Praktiken/Instrumente zur Optimierung der Finanzmittelverwaltung im Rahmen der Projekte.
  • Überwacht die ordnungsgemässe Kontenführung der Projektkonten, die finanzielle Transparenz, die ordnungsgemässe Rechnungslegung und das interne und externe Rechnungswesen gemäss den MSF-Standards und Richtlinien der Geldgeber.
  • Ist verantwortlich für die Aufstellung eines genau kalkulierten Projektbudgets im Rahmen des Budgetzyklus, überwacht die adäquate Zuteilung der Finanzmittel, plant vorausschauend in veränderten und kritischen Situationen.
  • Überwacht das allgemeine Management des gesamten Personals der Finanzabteilung in der Hauptstadt und bei den Feldeinsätzen.
  • Ist verantwortlich für die Unterstützung, Beratung, Schulung, Aufklärung und das Coaching der Koordinatoren/Koordinatorinnen, Führungskräfte und des gesamten Personals der allgemeinen Verwaltung und der Finanzabteilung in der Hauptstadt und bei den Feldeinsätzen in den Bereichen Buchhaltung, Budget und Finanzen auf Projektebene.
  • Stellt in Zusammenarbeit mit dem/der Einsatzleiter/in Kontakte zu lokalen Vertretern institutioneller Geldgeber her (Analyse der Mittelbeschaffung, Vorschläge, Berichterstattung), ist insbesondere zuständig für ordnungsgemässe Verfahrensabläufe, Budgetfragen und adäquate Kostenverteilung.
  • Überwacht die gesamte Finanzberichterstattung.
  • Führt eine Einschätzung der Finanzlage durch und initiiert Massnahmen zur Begrenzung der finanziellen Risiken des Projekts, ist verantwortlich für die Bereitstellung eines sicheren internen Kontrollsystems und überwacht die Einhaltung finanzethischer Grundsätze im Rahmen des Projekts.

Personalaktivitäten

  • Ist verantwortlich für die Umsetzung der MSF-CH-Direktiven und -Leitlinien und Entwicklung von Managementverfahren und -instrumenten.
  • Überwacht die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen für alle Personalangelegenheiten.
  • Legt die Arbeitsbedingungen fest.
  • Überwacht die für die Einsätze erforderliche Personalkapazität aller Abteilungen.
  • Ist verantwortlich für die Schaffung von Rahmenbedingungen für ein effizientes Rekrutierungsverfahren.
  • Prüft Besoldungsrichtlinien, staatliche Regelungen und Lohnskalen zur Verbesserung der Besoldungsregelungen.
  •  Nimmt Einsicht in die Gesetzgebung und Beilegung von Arbeitsstreitigkeiten.
  • Erstellt einen Bewertungsrahmen mit Eignungskriterien und einen Plan zur Kompetenzentwickung.
  • Erstellt einen der Projekte angepassten Schulungsrahmen.
  • Berät und betreut im Rahmen der internen Karriereplanung des Personals.
  • Leitet und überwacht Konfliktmanagement.
  • Schlägt Verbesserungen im Rahmen des Personalmanagements, wie Erweiterung von Aufgabenbereichen, Zusammensetzung von Arbeitsteams und Aus- und Weiterbildungsmassnahmen vor.
  • Überwacht den ordnungsgemässen Ablauf und das Ende der Tätigkeiten und die Umsetzung gesetzlicher Anforderungen.

OPERATIONELLE UND TECHNISCHE AUFGABENBEREICHE

1 ALLGEMEINE AUFGABENBEREICHE FINANZEN

  • Überwacht die ordnungsgemässe Umsetzung von MSF-Standardrichtlinien (Leitlinien) und -Verfahren (Finanzen, Einkauf, Freiwilligen-Handbuch etc.).
  • Erstellt die für den ordnungsgemässen Ablauf der Projekte erforderlichen Richtlinien und Massnahmen in Zusammenarbeit mit dem Koordinationsteam und Rechnungsprüfer und kontrolliert regelmässig die Einhaltung dieser Richtlinien innerhalb der freigegebenen Geschäftsabläufe:
    1. Einkauf/Abrechnung/Zahlungen
    2. Bankkreditlimit (gemeinsame Unterschriften erforderlich für Bankanweisungen und -geschäfte, erforderliches Mindestguthaben etc.)
    3. Sicherheitsvorschriften für Barmittel (Barmittelgrenzen für Tresor und Portokasse und laufende Ausgaben, Sicherheitsbehälter, Bargeldverkehr, Währungsumtausch, Vorauszahlungen)
  • Hält sich über die Entwicklung der Geschäftstätigkeit auf dem Laufenden und überwacht die Einhaltung der Vertragsverpflichtungen und gesetzlichen Anforderungen von MSF im Rahmen der Projekte:
  1. Richtlinien der Geldgeber für die Finanzierungsverträge
  2. Steuerregelung und andere gesetzliche Anforderungen der nationalen Gesetzgebung
  • Überwacht die Verfügbarkeit sicherer interner Kontrollsysteme, evaluiert die Vorzüge und Mängel interner Verfahren, empfiehlt und leitet Massnahmen zur Behebung der Mängel, vereinfacht die Ausgabenkontrolle und überwacht die Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen bei der Rechnungsprüfung.
  • Instruiert, begleitet und berät die für die Geschäftsaktivitäten und das Finanzmanagement zuständigen Koordinatoren/Führungskräfte/Kontrolleure, unterrichtet sie über die Ausgaben und insbesondere über die in ihrer Verantwortung stehenden Haushaltslinien.
  • Überwacht die Wahrung der Vertraulichkeit bei allen Fragen der Liquidität und Finanzen im Rahmen der MSF-Projekte.

Qualität der Buchhaltung

  • Überwacht die Einhaltung der finanziellen Richtlinien (Finanzrichtlinien/Management-Handbuch) und der MSF-Qualitätsstandards.
  • Überprüft die monatlich konsolidierten von dem verantwortlichen Finanzmanager vorgelegten Projektkonten, überwacht die Qualität, Genauigkeit und Kohärenz der Projektkonten (Überprüfung der Kostenverteilung, Rückzahlungen und erneute Rechnungsstellungen, Anpassungen, Vorauszahlungen im Rahmen schwebender Geschäfte, Kenngrössen, Gegenprüfung der Kassenbestände, Problemlösung bei Fehlbeständen in SAGA, ECA Überprüfung und Validierung, Balzac-Simulationen etc.)
  • Überwacht die ordnungsgemässe Durchführung des Monatsabschlusses, der vor dem 15. des folgenden Monats zum Hauptsitz zu senden ist.
  • Führt durch regelmässige Kontrollen und Stichproben Rechnungsprüfungen durch (Kassenbestände, Kassenbücher, Rechnungs- und Buchungsbelege und elektronische Datenerfassung).
  • Gewährleistet eine effiziente Organisation der Klassifikation und Archivierung aller Originalbuchhaltungs- und Finanzunterlagen in der Hauptstadt durch einfachen Zugriff auf und Identifikation der Unterlagen im Rahmen der Rechnungsprüfung.
  • Führt im Bedarfsfall nach der Genehmigung durch den Rechnungsprüfer am Hauptsitz elektronische Archivierung der Buchhaltung mit SAGA durch.

Verwaltung der Kassenmittel

  • Gewährleistet, dass Barmittel während der Projekte ordnungsgemäss und sicher verwaltet werden (Depots, Schliessfächer und Portokasse, laufende Ausgaben, Vorauszahlungen, Umbuchungen, Überweisungen und Zahlungen).
  • Verwaltet den Tresor (alleiniger Schlüsselhalter) in Abstimmung und alle Bankkonten (Hauptunterzeichner), überwacht alle lokalen Bankgeschäfte und Kontobewegungen einschliesslich der Verhandlungen über die Laufzeiten.
  • Ist verantwortlich für die Kassenmittel und die präzise Vorausschätzung und validiert den von dem/der verantwortlichen Finanzmanager/in ermittelten monatlichen Bedarf an Kassenmittel, bevor dieser spätestens am 5. jedes Monats zum Hauptsitz gesendet wird; führt eine Ausgabenschätzung zur Vermeidung von Liquiditätsengpässen durch, organisiert Geldtransfers zu Feldeinsätzen und stellt den sicheren und zeitgerechten Ablauf sicher.
  • Ermittelt Möglichkeiten zur Begrenzung des Cashflows (Maximierung der Verwendung von Schecks, Zahlungen an Lieferanten und Personalgehälter per Banküberweisung, vom Hauptsitz angewiesene Direktzahlungen an Grosslieferanten etc.)

Budgetkontrolle/Finanzanalyse

  • Entwickelt oder modifiziert lokale Richtlinien, Verfahren und optimierte Praktiken zur besseren Verwaltung der projektbezogenen Finanzressourcen.
  • Ist in Zusammenarbeit mit den anderen Koordinatoren für die Aufstellung und Revision der Projektbudgets verantwortlich, mit denen er/sie betraut ist, überprüft die Übereinstimmung mit dem Aufgabenplan, überwacht die ordnungsgemässe Einrichtung der Budgets und die adäquate Zuteilung der Finanzmittel, plant vorausschauend in veränderten und kritischen Situationen.
  • Ergänzt und validiert die monatliche Budgetkontrolle, gewährleistet sachdienliche Erläuterungen und ausreichend begründete Analysen zu Budgetabweichungen, informiert umgehend über Risiken der Budgetüberschreitung, empfiehlt und initiiert erforderliche Sanierungs- und Einsparungsmassnahmen zur Optimierung des Projektmanagements, stellt den betreffenden Koordinatoren/Koordinatorinnen und dem/der Rechnungsprüfer/in am Hauptsitz die einschlägigen Unterlagen, Analysen und Erläuterungen zur Verfügung.
  • Ermittelt und bewertet finanzielle Risiken, empfiehlt Massnahmen zur Vermeidung von Betrugsdelikten und Begrenzung dieser Risiken.

Institutionelle Geldgeber/Finanzierungsverträge

  • Führt eine Kartierung der aktuellen institutionellen Geldgeber im Land mit dem/der Einsatzleiter/in durch, unterhält gute Geschäftsbeziehungen zu diesen Geldgebern, dokumentiert die Finanzierungsmöglichkeiten.
  • Entwickelt ein geeignetes Ablagesystem für Unterlagen und Informationen zu den Geldgebern und Finanzierungsverträgen, gewährleistet eine adäquate Parametrisierung im Buchungssystem (SAGA), erstellt Tabellen über die Geldzuwendungen für das Personal der Finanzabteilung.
  • Überwacht die Kenntnis und Einhaltung der Verpflichtungen/Direktiven der Geldgeber (Leitlinien)
  • Führt monatlich vor Rechnungsabschluss eine adäquate Aufteilung der Ausgaben auf die Haushaltslinien der Geldgeber sowie eine monatliche Kontrolle der Finanzierungsverträge durch, unterbreitet gegebenenfalls Änderungsvorschläge.
  • Erstellt den Finanzteil der Berichte an die Geldgeber im entsprechenden Format (Aufstellung des Budgets zur Unterbreitung von Vorschlägen/Subventionsanträge, Vorbereitung der Finanzberichte), für die lokale Verwaltung gewährleistet er/sie die Überprüfung und Genehmigung der Verträge, Budgets oder Berichte durch den/die Rechnungsprüfer/in am Hauptsitz vor der Übermittlung an den Geldgeber. 

Finanzteam-Management

  • Leitet und betreut in der Hauptstadt und bei den Feldeinsätzen das für Buchhaltung und Finanzen verantwortliche Team, organisiert die Teamaufstellung durch effiziente Aufgabenverteilung und adäquate Stellenausschreibungen, überwacht die Planung der Tätigkeiten und Prioritäten.
  • Gewährleistet zudem die Unterstützung und Kontrolle des Personals der Finanzabteilung in seiner/ihrer Eigenschaft als Fachreferent/in in folgenden Bereichen: Buchhaltung, SAGA, Budget, Kontrolle der Ausgaben und Finanzen.
  • Organisiert die fachliche Aus- und Weiterbildung und das erforderliche Coaching für das gesamte Personal der Finanzabteilung im Rahmen der Projekte (d. h. die verantwortlichen Finanzmanager – insbesondere der Juniormanager, die ihr erstes Projekt betreuen) zur Verbesserung ihrer fachlichen Kompetenzen in den Bereichen Buchhaltung, Budget, Ausgabenkontrolle, Berichterstattung und interne Kontrolle.
  • Führt regelmässig Leistungsbewertungen des Personals, das ihm/ihr direkt unterstellt ist, durch; ermittelt den Bedarf an Schulungsmassnahmen.

2 ALLGEMEINE AUFGABENBEREICHE HUMAN RESOURCES

Verwaltung und Recht

  • Überwacht die Umsetzung der MSF-Richtlinien und -Verfahren gemäss den Vorgaben des MSF-CH-Managements.
  • Überwacht zusammen mit dem Personal die Übereinstimmung der MSF-CH-Richtlinien mit den Rechtsvorschriften der Länder und den operativen Zielen der Projekte.
    Gewährleistet die regelmässige Aktualisierung von Projekt-Organigrammen und Stellenausschreibungen für das gesamte Personal.
  • Erarbeitet Arbeitsbedingungen auf der Grundlage der MSF-Richtlinien („Leitlinien“) und der lokalen Gesetzgebung, internen Personalrichtlinien, Gesundheitsvorschriften, Regelungen zur Aus- und Weiterbildung und anderen umzusetzenden Richtlinien.
  • Überwacht die Sicherheitsbedingungen in den Arbeitsbereichen und die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften.
    Gewährleistet die Verfügbarkeit, Übersetzung und Kenntnisnahme der wichtigen HR-Dokumente durch das Personal auf allen Ebenen.
  • Ermittelt Gehälter und soziale Vergünstigungen durch die vergleichende Evaluierung der Marktbedingungen.
    Überprüft Lebenshaltungskosten und nimmt vom Hauptsitz zu genehmigende Anpassungen vor.
  • Überwacht die Richtigkeit und regelmässige Aktualisierung der Personalverträge.
  • Ist verantwortlich für die korrekte Datenerfassung in Homère und die Übermittlung der Daten an den Hauptsitz.
    Überwacht die Aktualisierung der Klassifikation und Arbeitsplatzprofile und des Management-Handbuchs.
    Kontrolliert die Anmeldung der Beschäftigten bei der Sozialversicherung und Steuerbehörde. 
  • Bereitet am Ende des Monats die Auszahlung der Gehälter vor.
  • Stellt Bescheinigungen und andere HR-Dokumente im Bedarfsfall aus.
  • Führt die Korrespondenz mit den betreffenden Partnern (Behörden, Steuerbehörde, Arbeitsministerium etc.).
    Ist Ansprechpartner/in für Fragen zu getroffenen Vereinbarungen im Rahmen internationaler Vergütungssysteme und anderen Sonderregelungen für Arbeitnehmer/innen im Auslandsdienst (Freiwilligen-Handbuch).
  • Überwacht alle Dienstreisen des Personals vom/zum Einsatzort/Projekt/Hauptsitz und kontrolliert alle einschlägigen Formalitäten (Anweisungen, Visum, Unterkunft, Probezeit, Verlängerung des Einsatzes, vorzeitige Rückkehr etc.)
  • Stellt angemessene Unterkünfte, ihre Instandhaltung und vergleichbare Dienstleistungen für das internationale und umgesiedelte Personal bereit.
  • Wirkt an der Aufstellung des Budgets mit.

Stellenbesetzung und -neubesetzung

  • Überwacht die für die Einsätze erforderliche Personalkapazität der Projekte und Abteilungen.
  • Wirkt an der Stellenbesetzung zur Verteilung des Personals auf die einzelnen Projekte mit.
  • Gewährleistet in Zusammenarbeit mit dem/der HR-Koordinator/in den ordnungsgemässen Ablauf der Einstellungsverfahren.
  • Informiert sich über die verschiedenen Bewerber-Pools für die Auswahl und Ablehnung der Kandidaten.
  • Überwacht Anweisungen zu Personalregelungen für das (inter)nationale Personal.

Personalmanagement

  • Legt besonderes Augenmerk auf Führungsfragen unter dem Aspekt der Fairness.
  • Bei seiner/ihrer Ankunft am Einsatzort informiert er/sie sich über den aktuellen Ausbildungsstand und die Arbeitsplatzprofile der einzelnen Mitarbeiter/innen.
  • Überwacht das Bewertungsverfahren auf Projektebene.
    Gewährleistet die Kompetenzerweiterung innerhalb der HR-Teams.
  • Überwacht die Einhaltung der HR-Richtlinien und -Verfahren durch das (inter)nationale Personal.
  • Unterbreitet dem/der Personalmanager/in Verbesserungsvorschläge wie die Erweiterung von Aufgabenbereichen, gemischte Arbeitsteams.
  • Überwacht Disziplinarmassnahmen und rechtliche Massnahmen.
  • Überwacht soziale Aktivitäten des nationalen Personals.
  • Überwacht Konfliktmanagement und Entlassungsverfahren. Wirkt an Schliessungen in Zusammenarbeit mit den anderen Koordinatoren mit. Überwacht die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen.

Aus- und Weiterbildung

  • Richtet im Bedarfsfall Aus- und Fortbildungsprogramme an den lokalen Bedingungen aus.
  • Stellt ein vollständiges und überwachtes Schulungsprogramm bereit.
  • Gewährleistet die Übermittlung der allgemeinen Aus- und Weiterbildungsmassnahmen an die Feldprojekte.
  • Ermittelt den Schulungsbedarf auf Projektebene, führt Gespräche zur Ermittlung des Bedarfs.
  • Ermittelt Ausbilder, bewertet die Qualität der Kurse (lokale Gesundheitseinrichtungen, internationale Organisationen, andere NRO), unterbreitet Vorschläge zu Schulungsmassnahmen und wirkt im Bedarfsfall an der Ausarbeitung des Schulungskonzepts mit.
  • Organisiert und nimmt an Einführungskursen teil.
  • Gewährleistet die Übereinstimmung des individuellen Schulungsbedarfs mit den operativen Zielen.
    Überwacht die Bewerbungsverfahren und gewährleistet eine adäquate Prüfung der Bewerbungen auf Koordinations- und Hauptsitzebene; stellt regelmässige Berichterstattung an den Hauptsitz bei der Eintragung neuer Mitarbeiter/innen sicher.

Kommunikation und Berichterstattung

  • Führt regelmässige Feldbesuche durch und erstellt Besuchsberichte.
  • Nimmt an Koordinationssitzungen teil, hat zusammen mit Koordinationsteams und Feldpersonal Zugriff auf die durch Budgetkontrolle und Analysen ermittelten Daten.
  • Gewährleistet eine regelmässige Erstellung und Übermittlung des Verwaltungs- und Finanzteils der Berichte an den Hauptsitz innerhalb der vorgeschriebenen Fristen (elektronische Dateien und Dokumente der Monatsbuchhaltung/Situationsberichte, Budgetkontrollen, Quartals- und Jahresabschlüsse, Budgets und Rechnungsprüfungen etc.).
  • Prüft und überwacht vierteljährlich die „Finanziellen Fundamentaldaten”.
  • Informiert umgehend den Hauptsitz und den/die Einsatzleiter/in über die während des Projektverlaufs auftretenden Probleme.

Informationen

  • Stellt regelmässig Informationen über die HR- und Projektsituation auf Projekt- und Hauptsitzebene bereit.
  • Wirkt an der Zielsetzungsphase des Personalmanagements mit.
    Überwacht die Berücksichtigung der Beschlüsse des Personalmanagements (neue Stellen, Gehälter, Aus- und Weiterbildung) im Haushaltsplan.
  • Ernennt auf der Rechtsgrundlage eine Gruppe von Personalbeauftragten, sofern sie noch nicht eingesetzt ist.
  • Hält regelmässige Sitzungen mit den Personalbeauftragten bei den Feldbesuchen ab.
  • Gewährleistet die Mitwirkung des nationalen Personals an der Ausarbeitung der Projekte und an Entscheidungsfindungsprozessen.
  • Unterrichtet das Personal regelmässig über HR-Angelegenheiten.
    Sammelt Informationen für den an den Hauptsitz zu übermittelnden monatlichen Situationsbericht.

Berichterstattung

  • Berichtet an die HR-Koordinatoren, Einsatzleitung, Feldkoordinatoren und das nationale HR-Personal/Chargés de Ressources Humaines (CRH) am Hauptsitz über die Personalsituation, über die für den ordnungsgemässen Ablauf der Einsätze wesentlichen Anforderungen, über rechtliche Angelegenheiten und aktualisierte Statistiken.
  • Erstellt regelmässig Berichte über die Personalsituation der Projekte und übermittelt sie den anderen Projektkoordinatoren. 

Sonstiges

  • Ist Hauptansprechpartner/in für das Finanzministerium und den/die Steuerberater/in und unterhält gute Geschäftsbeziehungen.
  • Kontrolliert die Übereinstimmung von Berechnung, fristgerechter Bezahlung und ordnungsgemässer Ablage steuerbezogener Dokumente (einschliesslich Steuerbefreiungen/Steuererklärungen/Belege/Zahlungen).
  • Überprüft die Richtigkeit der Dokumentation, des Inventars und der Sicherstellung der projektbezogenen Vermögenswerte (Ausstattung).
  • Ermöglicht und koordiniert interne und externe Kontrollen von Geldgebern oder Regierungsvertretern.
    Wirkt an der Ausarbeitung und Aktualisierung des Evakuationsplans mit (was zu tun ist/was mitzunehmen ist)
  • Führt auf Anforderung des Einsatzleiters/der Einsatzleiterin oder des Rechnungsprüfers/der Rechnungsprüferin andere Sonderaufgaben durch.
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